会計データと実績管理を分離すべきでない理由

多くの会社では、会計ソフトへの仕訳入力と、経営会議で使う実績管理（予算と実績を突き合わせて管理すること）が、別々の場所で行われています。会計は経理担当者が会計ソフトで、実績はスプレッドシートで経営企画が、という具合です。一見すると役割分担として自然に見えますが、この分離が月次決算の遅れや数字のズレの温床になっているケースは少なくありません。この記事では、会計データと実績管理を分離すべきでない理由を整理します。

会計データと実績管理はなぜ分離されるのか

会計データと実績管理が別々の仕組みで運用されるようになる背景には、いくつかの事情があります。会計ソフトはあくまで税務・会計基準に沿った処理を目的として選ばれており、経営会議で使う粒度の実績データをそのまま出力する設計にはなっていないことが多いためです。そのため、経理担当者が会計ソフトから数字を確認したうえで、経営企画がスプレッドシートに転記し、予算と突き合わせるという二段構えの運用が定着していきます。

役割分担としては合理的に見えますが、会計データと実績管理の間に「手作業での転記」という工程が挟まることが、後述するさまざまな問題の起点になります。

分離が引き起こす3つの実務的な問題

会計データと実績管理を分離したまま運用すると、主に次の3つの問題が発生しやすくなります。

二重入力による転記ミス

会計ソフト側で仕訳が確定していても、経営企画がその数字をスプレッドシートに手で入力し直す運用では、入力漏れや転記ミスが避けられません。特に取引の件数が多い月末は、転記作業自体に時間がかかり、ミスが起きやすいタイミングでもあります。

実績と会計の数字がズレる

会計ソフト側で修正仕訳が入ったのに、実績管理側の数字を更新し忘れる、といったことも起こります。こうしたズレは小さいうちは気づかれず、決算の締め間際になって「会計上の数字と経営会議資料の数字が合わない」という形で表面化します。

原因調査に時間がかかる

数字がズレていることに気づいても、どの工程でズレが生まれたのかを特定するのは簡単ではありません。会計ソフトの仕訳履歴とスプレッドシートの転記履歴を突き合わせる作業に、貴重な時間が費やされてしまいます。

決算・経営会議のスピードへの影響

会計データと実績管理の分離は、単に手間が増えるだけの問題ではありません。転記や突き合わせに時間を取られる分、月次決算が締まるタイミングは後ろ倒しになり、経営会議に出せる数字も遅れます。経営者が「今の実績はどうなっているか」を把握できるタイミングが遅れれば、投資判断や採用計画といった意思決定のスピードそのものが落ちてしまいます。

さらに、数字のズレが起きやすい運用のままでは、経営会議の場で「この数字は本当に正しいのか」という確認から議論が始まってしまい、本来使うべき時間が数字の検証に奪われてしまいます。

Cockpitによる会計データと実績管理の一体化

Cockpitは、Metrics・PL（損益計算書）・BS（貸借対照表）・CF（キャッシュフロー計算書）・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。freeeやマネーフォワードといった会計ツールの会計データ、Salesforceの営業パイプラインの取込に対応しており、会計データを実績管理側に手作業で転記する工程を減らすことを目的として設計されています。

属人化したExcelでの予実管理を置き換えることも設計上の目的の一つで、月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げています。Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業を主な対象としており、CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用できるように考えられています。

経営管理全体の考え方については、経営管理完全ガイドもあわせてご覧ください。

会計データと実績管理を一体化するための考え方

会計データと実績管理を一体化する取り組みは、いきなり全社のフローを刷新しようとすると、現場の負担が大きくなり定着しにくくなります。まずは現状のどの工程で転記が発生しているかを洗い出すところから始めましょう。

次に、会計ツールから実績管理側への接続をどう設計するかを検討します。すべての勘定科目を一度に接続しようとせず、経営会議で頻繁に参照する主要な項目から着手すると、現場の混乱を抑えられます。

最後に、一体化した運用を定着させる段階では、旧来の転記作業をいつまでに廃止するかを決めておくことが重要です。並行運用の期間を長く取りすぎると、結局は転記作業が残り続け、分離による問題も解消されません。

まとめ

会計データと実績管理を分離したまま運用すると、二重入力による転記ミス、実績と会計の数字のズレ、原因調査の負担という3つの問題が生じやすくなり、結果として月次決算や経営会議のスピードが落ちてしまいます。会計データの取込から実績管理までを一体化することは、単なる業務効率化にとどまらず、経営判断のスピードと正確性を支える基盤になります。まずは自社のどこで転記作業が発生しているかを洗い出すところから、見直しを始めてみてはいかがでしょうか。

現在の会計データと実績管理の連携状況についてお話をうかがい、Cockpitでどこまで一体化・自動化できるかを整理します。詳しくはこちらからお問い合わせください。