経営会議の資料作成にかかる時間を圧縮する方法

経営会議が近づくたびに、複数のツールから数字をかき集め、フォーマットを整え直す作業に追われていないでしょうか。資料の中身を検討する時間より、数字を集めて突き合わせる作業に多くの時間が取られてしまうケースは少なくありません。この記事では、経営会議の資料作成に時間がかかる典型的な理由を整理したうえで、資料の型づくりとデータ集計の見直しによって作成時間を圧縮する考え方を紹介します。

経営会議の資料作成が長引く理由

経営会議の資料作成に時間がかかる会社には、いくつか共通するパターンがあります。代表的な理由は次の3つです。

フォーマットが会議のたびに作り直されていると、レイアウト調整だけで時間が過ぎてしまいます。また、複数のツールに分かれたデータを手作業で突き合わせていると、集計ミスに気づいて再確認する手間も発生しがちです。さらに、会議直前になって最新の数字に差し替える作業が発生すると、資料全体の整合性を取り直す必要が生まれ、担当者の負担が大きくなります。

数字集めに時間がかかる構造的な原因

資料作成そのものより、資料に載せる数字を集める段階に時間がかかっているケースが多く見られます。会計データ、営業データ、人事データがそれぞれ別のツールに存在していると、資料担当者は毎回それぞれのツールを開き、手作業で数字を拾い出して転記することになります。

このような構造では、ツールが増えるほど突き合わせにかかる時間が伸びていきます。加えて、転記の過程で数字を写し間違えるリスクも高まり、確認作業がさらに増えるという悪循環に陥りやすくなります。

資料の「型」を先に決めておく

資料作成のたびにゼロからレイアウトを考え直していると、内容を詰める前の段階で時間を使い切ってしまいます。会議で扱うテーマがある程度決まっているのであれば、資料の構成をあらかじめ「型」として固定しておくことが有効です。

型を用意しておけば、毎回の作業は「最新の数字に更新する」だけで済みます。どの指標を、どの順番で、どの粒度で見せるかを一度決めてしまえば、会議のたびに構成を検討し直す必要がなくなります。月次決算の実績集計を早期化できれば、この更新作業自体にかけられる時間にも余裕が生まれます。月次決算の早期化については月次決算の早期化で経営判断を速くする方法で詳しく取り上げています。

自動化できる部分と人が判断すべき部分を切り分ける

資料作成のすべてを自動化しようとすると、かえって無理が生じます。まずは、機械的に処理できる部分と、人の判断が必要な部分を切り分けることが現実的です。

数字の集計やフォーマットへの反映といった機械的な作業は、仕組み化・自動化の余地が大きい部分です。一方で、数字の変動要因をどう解釈するか、経営陣にどう説明するかといった判断は、担当者が担うべき領域として残ります。差異の要因分析の進め方については予実差異分析の進め方とよくあるつまずきでも整理していますので、あわせてご覧ください。

Cockpitでできること

数字集めの負担を軽くする方法の一つに、経営データを一つの場所に集約しておくというアプローチがあります。Cockpitは、Metrics・PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプライン、freeeやマネーフォワードといった会計ツールのデータ取込に対応しており、月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げています。

主な対象は、Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業です。CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用できるように考えられています。データが一つの画面にまとまっていれば、会議前に複数のツールを行き来して数字を拾い集める作業そのものを減らせます。SaaSダッシュボードで押さえておきたい指標についてはSaaSダッシュボードで見るべき指標とその読み方、経営管理全体の考え方は経営管理完全ガイドにまとめていますので、あわせてご覧ください。料金は会社の規模やご利用範囲によって異なるため、個別見積もりとなります。

まとめ

経営会議の資料作成に時間がかかる背景には、データの分散、フォーマットの都度作成、直前の数字差し替えといった共通の原因があります。資料の型を先に固定し、機械的な集計作業と人の判断が必要な作業を切り分けることで、資料作成にかかる時間を着実に圧縮していくことができます。まずは自社の資料作成プロセスのどこに時間がかかっているのかを棚卸しすることから始めてみてください。

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