月次決算チェックリスト｜工程別の確認項目

「どこまで確認したら月次決算を締めたと言えるのか」がはっきりしないまま、毎月その場の判断で進めている会社は少なくありません。確認の基準が担当者の頭の中にしかないと、抜け漏れに誰も気づけず、引き継ぎのたびに同じ手戻りが起きます。この記事では、月次決算で確認すべき項目を工程別のチェックリストとしてそのまま掲載します。自社の実情に合わせて削ったり足したりする、下敷きとして使ってください。

月次決算チェックリストの全体像

月次決算は、次の5つの工程に分けて考えると抜け漏れを見つけやすくなります。各工程を終えるたびに確認する形にしておけば、どこまで進んだのかが担当者以外にも分かります。

工程別のチェック項目

1. 締め切り前の準備

締めが始まってから動くと、資料待ちで止まります。前月のうちに整えておく項目です。

締め日と各部門の提出期限を、関係者に共有できているか
前月の決算で見つかった誤りへの対応が、今月の手順に反映されているか
当月の非定常な取引(大口の受注、解約、一時的な費用)を事前に把握できているか
請求書・契約書など、必要な証憑の提出を部門に依頼できているか

2. 取込・突合

数字の土台を固める工程です。ここでのずれは後工程すべてに波及します。

会計データの取込が、対象期間・対象口座のすべてについてそろっているか
銀行口座の残高と帳簿の残高が一致しているか
売掛金・買掛金の残高が、明細の合計と一致しているか
外部ツールからの取込でエラーや警告が残っていないか
前月末の残高と当月期首の残高がつながっているか

3. 実績集計

部門別・勘定科目別の実績が、正しい区分に入っているか
売上の計上月が、契約や検収の条件と合っているか
家賃や保険料など、期間で按分すべき費用が正しく配分されているか
人件費が、当月の入社・退社を反映した在籍状況と合っているか
仮払金・仮受金などの仮勘定が残ったままになっていないか

4. 差異分析

予算との差異が大きい科目を特定できているか
前月から大きく動いた科目について、理由を説明できるか
差異の理由を数量要因と単価要因に分解できているか(詳しくは予実差異とは？原因の分解と対策の進め方)
翌月以降の見込みに反映すべき事項を洗い出せているか

5. 資料化・承認

経営会議や取締役会で使う資料の数字が、最新の確定値になっているか
前月の資料と、数字の定義や見せ方がそろっているか
誰が確認し、誰が承認したのかを記録しているか
確定後に修正が入ったときの反映ルールが決まっているか

すべてを一度に整える必要はありません。まずは自社で事故が起きやすい工程から項目を埋めていくと、続けやすくなります。

なぜ月次決算は属人化しやすいのか

月次決算のプロセスが属人化してしまうのには、いくつかの共通した理由があります。手順そのものが文書として残されておらず担当者の頭の中にしかない、何をもって数字が「正しい」と判断するかの基準が共有されていない、確認作業の抜け漏れをチェックする仕組みがなく個人の注意力に頼っている、といった状態です。これらが重なると、決算プロセス全体が特定の一人に強く依存する形になります。

こうした状態は、担当者が優秀であるほど周囲から見えにくくなる傾向があります。本人が問題なくこなせているうちは、プロセスに潜むリスクが表面化しないためです。

属人化がもたらすリスク

決算プロセスが特定の担当者に依存していると、日常的には問題が起きなくても、何かのきっかけで一気に表面化します。担当者が急に休んだ際に決算が止まってしまう、異動や退職のたびに引き継ぎに時間がかかる、確認漏れがあっても誰も気づけない、といったことが典型的です。月次決算が遅れる根本原因を整理した「月次決算が遅れる根本原因はどこにあるか」でも、部門とのやり取りが仕組み化されていないことを一つの要因として挙げていますが、属人化はその根っこにある問題と言えます。

チェックリストを「その人だけの知識」にしないための運用ポイント

チェックリストを作っても、それが担当者の手元にあるだけでは属人化は解消しません。チェックリストを組織の共有財産として機能させるためには、いくつかの運用上の工夫が必要です。

After 手順を文書化して誰でも対応

具体的には、次のような工夫が挙げられます。

手順書とチェックリストを、担当者以外もアクセスできる場所に置く
月に一度は担当者以外の人が、チェックリストに沿ってレビューする
異動・引き継ぎの際は、チェックリストを使って引き継ぎ内容を確認する
チェックリストの項目自体も、実際の決算で気づいた抜け漏れをもとに定期的に更新する

入力担当者を減らす仕組みづくりについては「予実管理の入力担当者を減らす仕組みづくり」でも取り上げていますが、考え方はチェックリストの運用にも共通しています。特定の人にしかできない作業を、仕組みとして誰でも再現できる状態に置き換えていくことが重要です。決算早期化に向けて最初に着手すべきことについては「決算早期化のために最初に着手すべき3つのこと」もあわせてご覧ください。

Cockpitによる月次決算の属人化解消支援

Cockpitは、Metrics・PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインや、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しており、月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げています。属人化したExcelでの予実管理を置き換えることも目的の一つとして設計されています。

Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業を主な対象としており、CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用できるとしています。経営管理全体の考え方については「経営管理完全ガイド」でも解説しています。

まとめ

月次決算のチェックリストは、締め切り前の準備・取込・突合・実績集計・差異分析・資料化と承認という5つの工程に分けて作ると、抜け漏れを見つけやすくなります。本文の項目をそのまま写して、自社に不要なものを削り、過去に事故が起きた箇所を足すところから始めてください。作ったあとは、担当者以外もアクセスできる場所に置き、定期的にレビューし、引き継ぎでも使うという運用を続けることで、特定の人の経験だけに頼らない決算プロセスに近づきます。

自社の月次決算プロセスのチェックリストづくりや運用体制について相談したい方は、こちらからお問い合わせください。