月次決算のスケジュール表をつくる5つの手順

月次決算（毎月の数字を締めて確定させる作業）が毎月違うタイミングで終わる会社では、多くの場合「いつ・誰が・何をするか」を書いた表がありません。担当者は経験で動けても、周りの人には進み具合が見えません。前の作業が終わるのを待つ人も、いつ自分の番が来るのか分からないまま待つことになります。この記事では、月次決算のスケジュール表に入れる項目と、表をつくる手順を5つのステップで紹介します。初めてつくる場合も、今ある表を見直す場合も、そのまま下敷きとして使える内容です。

月次決算のスケジュール表とは

月次決算のスケジュール表は、締めに必要な作業を一覧にして、それぞれに担当者と期限を割り当てた表です。最低限、次の5つの列があれば機能します。

• 工程: 請求書の発行、銀行残高の確認など、作業の単位
• 担当者: その工程に責任を持つ人や部門
• 期限: いつまでに終えるか
• 前提の工程: その工程を始める前に終わっている必要がある工程
• 状態: 完了・対応中・未着手などの進み具合

チェックリストが「何を確認するか」をまとめたものだとすると、スケジュール表は「いつ・誰が・どの順番でやるか」をまとめたものです。確認項目そのものは「月次決算チェックリスト｜工程別の確認項目」で整理しているので、あわせて使うと抜け漏れと遅れの両方を防ぎやすくなります。

スケジュール表がないと起きること

表がなくても、締めは何とか終わります。ただし、次のような問題が毎月少しずつ積み重なります。

• 役割が曖昧になる: 「誰かがやっているはず」という思い込みで、作業が抜けます。
• 待ち時間が生まれる: 前の工程がいつ終わるか分からず、後工程の担当者が手を止めます。
• 遅れが見えない: 途中の遅れに気づけず、最後の工程で初めて間に合わないと分かります。

締めの完了日が毎月ぶれると、経営会議や取締役会の資料づくりにも影響が出ます。遅れの根本的な原因については「月次決算が遅れる根本原因はどこにあるか」で詳しく解説しています。

スケジュール表をつくる5つの手順

ここからは、表をつくる手順を順に説明します。最初から完璧を目指す必要はありません。まずは1か月分を書き、実際に回しながら直していく前提で進めてください。

手順1: ゴール日を決める

最初に「何のために、いつまでに締めるか」を決めます。たとえば「経営会議の前日までに数字を確定させる」のように、締めた数字を使う場面から決めると、目標が具体的になります。ゴール日が決まらないと、後の期限をすべて決められません。

手順2: 工程を洗い出す

締めに関わる作業を、思いつく限り書き出します。経理の作業だけでなく、営業部門の請求書発行や、各部門の経費精算など、他部門に依頼する作業も含めます。一つの工程が大きすぎる場合は、「誰か一人が担当でき、終わったかどうかを判断できる」大きさまで分けてください。

手順3: 順番を整理する

工程ごとに「これが終わらないと始められない工程」を書き込みます。この前後関係を依存関係と呼びます。たとえば、売上の計上確認は請求書の発行が終わってから行います。依存関係を書き出すと、待ち時間が発生しやすい箇所が見えてきます。

手順4: 期限を逆算する

ゴール日から逆に数えて、各工程の期限を置きます。後ろの工程から順に期限を決めると、無理のある工程がすぐに分かります。他部門に依頼する工程は、前倒しで期限を置くと、遅れたときに吸収しやすくなります。逆算の考え方は「決算スケジュールを月中に前倒しする実務ステップ」でも取り上げています。

手順5: 担当者を決める

各工程に、担当者を一人ずつ置きます。部門名だけでなく、窓口になる人の名前まで書くと、問い合わせ先が明確になります。あわせて、担当者が休んだときに代わりに対応する人も決めておくと安心です。

できあがった表のイメージは次のとおりです（期限や担当は一例です）。

日付ではなく「営業日」で書く

期限は「10月3日」のような日付ではなく、「第3営業日」のような営業日で書くことをおすすめします。営業日とは、土日祝日など会社が休みの日を除いた日のことです。日付で書くと、毎月カレンダーを見て書き直す必要があり、書き直しのたびに間違いが入り込みます。

After 第N営業日で 書くと毎月 使い回せる

営業日で書いておけば、同じ表を毎月そのまま使えます。そのうえで、月初に「今月の第3営業日は何日か」を一度だけ確認し、カレンダーに落とし込む運用にすると、表と実際の予定のずれを防げます。

スケジュール表を形骸化させない運用のコツ

表はつくって終わりではありません。実際の締めで使い、気づいたことを反映し続けることで、自社に合った表に育っていきます。

• 表を一か所に置く: 関係者全員が同じ表を見られる場所に置きます。個人のパソコンに保存したままにしません。
• 状態をその場で更新する: 工程が終わったら、担当者自身が状態を「完了」に変えます。進み具合が誰からも見えるようになります。
• 遅れた工程を記録する: どの工程が、どのくらい遅れたのかを残します。理由も一言添えておくと、振り返りが進めやすくなります。
• 締め後に振り返る: 記録をもとに、期限や順番、担当者の割り当てを見直します。

毎月の小さな見直しを続けると、無理のある期限や、特定の人に作業が集中している箇所が見えてきます。

Cockpitでできること

Cockpitは、合同会社GILOSが提供する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理することができます。Salesforceの営業パイプラインや、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しています。

月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げており、属人化したExcelの予実管理を置き換えることを目的の一つとして設計されています。Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業を主な対象としており、CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。経営管理全体の考え方は「経営管理 完全ガイド」で解説しています。

まとめ

月次決算のスケジュール表は、工程・担当者・期限・前提の工程・状態の5つの列があれば機能します。つくるときは、ゴール日を決める、工程を洗い出す、順番を整理する、期限を逆算する、担当者を決める、の5つの手順で進めます。期限は日付ではなく営業日で書くと、毎月同じ表を使い回せます。

完成した表は、関係者全員が見られる場所に置き、遅れた工程を記録して毎月見直してください。小さな見直しを重ねることで、締めの完了日が安定し、経営判断に使う数字を予定どおりにそろえやすくなります。

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