経費精算の遅れ対策｜月次決算を止めない3つのルール

月次決算（毎月の数字を締めて確定させる作業）の終盤で、最後まで残りやすいのが経費精算です。経費精算とは、従業員が会社の代わりに立て替えて支払った交通費や備品代などを申請し、会社がその分を払い戻す手続きのことです。売上や大きな取引の処理が終わっていても、数人分の経費精算が出てこないだけで、その月の費用が確定しません。「あと少しなのに締められない」という状態が毎月続くと、経営会議に出す数字も後ろにずれていきます。この記事では、経費精算の遅れが月次決算を止める仕組みと原因を整理したうえで、遅れを締めに持ち込まないための3つのルールを紹介します。

経費精算の遅れが月次決算を止める仕組み

経費精算は、1件ごとの金額は小さいことが多い手続きです。それでも締めを止めてしまうのは、費用の合計が確定しないと、利益の数字が確定しないからです。

経理の担当者からすると、精算が出てくるかどうか分からない状態では、締めの作業を進められません。待つか、出てきた分だけで締めて後から直すかの判断が毎月必要になります。この判断がルールとして決まっていないことが、締めが遅れる大きな要因です。

経費精算に限らず、締めが遅れる原因全体については「月次決算が遅れる根本原因はどこにあるか」で整理しています。

経費精算が遅れる4つの原因

経費精算が遅れるのは、申請する人の意識だけが原因ではありません。多くの場合、精算の仕組みのどこかに詰まりやすい場所があります。

原因1: 提出期限が曖昧

「早めに出してください」とだけ伝えていると、申請する側はいつまでに出せばよいか分かりません。期限が日付や営業日で決まっていないと、他の仕事が優先され、精算は後回しになります。

原因2: 領収書の整理を後回しにする

領収書がかばんや財布にたまり、月末にまとめて整理する人は少なくありません。枚数が増えるほど整理が面倒になり、さらに後回しになるという悪循環が起きます。領収書などの証憑（取引があったことを示す書類）の集め方は「証憑収集の段取り｜締め日までに集めきる5つの手順」で詳しく紹介しています。

原因3: 承認者のところで止まる

申請が出ていても、上長の承認が終わらなければ経理は処理できません。承認者が出張や会議で不在がちだと、申請がそのまま数日止まることがあります。申請する人からは、自分の申請がどこで止まっているのか見えにくいのも問題です。

原因4: 月末の立替が翌月にずれ込む

月末の出張や会食の費用は、精算の申請が翌月になりがちです。その月の費用なのに、締めの時点では申請が出ていないという状態が生まれます。

ルール1: 精算期限を締め日から逆算して決める

1つめのルールは、精算の期限を締めの完了日から逆に数えて決めることです。経理が確認と記帳を終えるまでの時間、承認にかかる時間を差し引き、その前に申請の期限を置きます。

期限を決めるときは、次の点を意識してください。

営業日で書く: 「11月3日」のような日付ではなく、「第1営業日」のように営業日（土日祝日を除いた会社の稼働日）で書きます。毎月同じルールを使い回せます。
申請と承認の期限を分ける: 申請の期限だけでなく、承認の期限も別に置きます。どちらで止まっているかが分かるようになります。
月の途中でも出せるようにする: 月末にまとめて出すのではなく、発生した週のうちに申請してよいことにします。月末に申請が集中するのを防げます。

図の日程はあくまで一例です。自社の締めの完了日を先に決め、そこから逆算してください。逆算の考え方は「決算スケジュールを月中に前倒しする実務ステップ」でも取り上げています。

ルール2: 承認で止まらない流れをつくる

2つめのルールは、承認の段階で申請が止まらないようにすることです。申請の期限を守ってもらっても、承認が遅れれば締めには間に合いません。

After 代わりの承認者と承認の期限を決めておく

承認の流れを整えるには、次のような方法があります。

代わりの承認者を決める: 承認者が不在のときに、誰が代わりに承認するかを決めておきます。
承認の期限を伝える: 承認者にも「第2営業日まで」のように期限を伝えます。申請する側だけに期限を課すと、承認で止まったときに誰も動けません。
少額の扱いを決める: 金額の小さい精算は承認の段階を減らすなど、承認の手間に差をつける方法もあります。どこまで簡略化するかは、社内の規程と照らして決めてください。
止まっている申請を見える化する: 締めの数日前に、未承認の申請を一覧で確認します。止まっている承認者にだけ声をかければ、全員への一斉連絡より早く進みます。

ルール3: 間に合わない精算は見込みで計上する

3つめのルールは、期限までに出てこなかった精算を待たずに締める方法を決めておくことです。どれだけ期限を整えても、出張の長期化などで間に合わない精算は出てきます。そのたびに締めを止めないことが大切です。

見込み計上とは

見込み計上とは、金額がまだ確定していない費用を、見込みの金額でその月の費用として先に記帳しておく方法です。翌月に実際の精算が出てきたら、見込みとの差を修正します。こうすると、精算を待たずに当月の数字を締められます。費用を発生した月に計上できるので、月ごとの利益の比較もしやすくなります。

見込み計上を運用するときの注意点

対象を決めておく: 出張費など金額が大きくなりやすい精算に絞るなど、どの精算を見込みで計上するかを決めます。
見込みの根拠を残す: 出張の日程や予約の控えなど、見込みの金額を何から出したかを記録します。翌月の修正がしやすくなります。
会計処理は専門家に確認する: 見込み計上の具体的な処理方法は、会社の会計方針によって異なります。顧問の税理士や会計士に確認したうえで運用してください。

正確さを保ちながら締めを早める考え方は「決算の正確性とスピードを両立させる体制づくり」でも解説しています。

Cockpitでできること

経費精算の期限や承認の流れは、この記事で紹介したような社内のルールで整える必要があります。そのうえで、締めた数字を経営にどう活かすかという段階では、仕組みの力を借りることもできます。

Cockpitは、合同会社GILOSが提供する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理することができます。Salesforceの営業パイプラインや、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しています。

月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げており、属人化したExcelの予実管理を置き換えることを目的の一つとして設計されています。Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業を主な対象としており、CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。経営管理全体の考え方は「経営管理完全ガイド」で解説しています。

まとめ

経費精算は1件ごとの金額が小さくても、費用の合計が確定しないため、月次決算全体を止めてしまいます。遅れの主な原因は、提出期限が曖昧なこと、領収書の整理の後回し、承認者のところでの滞留、月末の立替の翌月へのずれ込みの4つです。

対策として、次の3つのルールを決めておきます。

精算期限を締め日から逆算して決める: 申請と承認の期限を営業日で分けて置きます。
承認で止まらない流れをつくる: 代わりの承認者と承認の期限を決め、止まっている申請を一覧で確認します。
間に合わない精算は見込みで計上する: 精算を待たずに締め、翌月に実際の金額との差を修正します。

3つを一度に整える必要はありません。まずは翌月の締めで期限を決めることから始め、遅れた精算とその理由を記録しながら少しずつ見直していくと、締めが安定しやすくなります。

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