予実管理のサイクルを月次で回す具体的な手順

予実管理を「毎月なんとなく回している」という会社は少なくありません。予算と実績の数字を集めて終わり、差異の原因を深掘りする前に次の月が始まってしまう。そうした状態が続くと、予実管理は単なる数字の記録作業になってしまいます。予実管理の基本的な考え方を押さえたうえで、今回はそのサイクルを月次で実際に回すための具体的な手順を、4つのフェーズに分けて整理します。

予実管理の月次サイクルが止まりやすい3つの理由

毎月のサイクルとして予実管理が定着しない会社には、共通するつまずきポイントがあります。代表的な3つを整理すると、次のようになります。

1つ目は、実績データの収集に時間がかかり、分析に着手する前に月が変わってしまうことです。2つ目は、差異が出ても「なぜその差が生まれたのか」を深掘りせず、数字の報告だけで終わってしまうことです。3つ目は、せっかく分析した結果が、着地見込みの修正や翌月の予算に反映されないことです。どれも、サイクルのどこか1つのフェーズで止まってしまうことが原因です。

予実管理の月次サイクルの全体像:4つのフェーズ

この3つのつまずきを避けるには、予実管理の月次サイクルを4つのフェーズに分けて捉えると整理しやすくなります。

「実績集計」で前月の数字を確定させ、「差異分析」で予算とのズレを洗い出し、「原因分析」でズレの要因を深掘りし、「着地修正」で今期の見通しと翌月の予算に反映する。この4フェーズを1セットとして毎月回し、終わったら次の月のフェーズ1に戻ります。予実差異分析の進め方でも、分析そのものの手順をより詳しく扱っています。

フェーズ1・2:実績を集計し、予算との差異を洗い出す

フェーズ1では、会計データなどから前月の実績を確定させます。売上やコストといった科目ごとに実績を集計し、あらかじめ立てていた予算と並べられる状態にします。

フェーズ2では、科目ごとに予算と実績を比較し、差異率を計算します。

差異率(%) = (実績 − 予算) ÷ 予算 × 100

この段階で大切なのは、差異が大きい科目から優先的に見ていくことです。すべての科目を均等に深掘りしようとすると時間が足りなくなるため、まずは金額の差が大きい科目、または差異率が大きい科目にしぼって次のフェーズに進みます。

フェーズ3・4:差異の原因を深掘りし、着地見込みを修正する

フェーズ3では、差異が大きかった科目について、その要因を分解します。売上であれば「件数が計画より少なかったのか」「単価が計画より低かったのか」というように、数量要因と単価要因に分けて捉えると、原因を特定しやすくなります。

フェーズ4では、原因分析の結果をふまえて、今期の着地見込み(期末時点でどのくらいの数字になりそうかという見通し)を更新します。そのうえで、翌月以降の予算や対策に反映します。

ここまでを月次で回し切って初めて、予実管理は「記録」から「経営判断に使える材料」になります。着地見込みを更新したら、その内容を翌月のフェーズ1・2に引き継ぎ、サイクルを続けていきます。

Cockpitで予実管理の月次サイクルを支える

このサイクルの中でも特に負荷がかかりやすいのが、フェーズ1の実績集計です。科目ごとのデータがいくつものツールに分かれていると、集計だけで多くの時間を使ってしまいます。

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインや、freee・マネーフォワードの会計データを取り込むことができます。

Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業を主な対象としており、CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。属人化したExcelでの予実管理を置き換えることを目的の一つとして設計されています。経営管理全体の考え方については、経営管理完全ガイドでも詳しく解説しています。

まとめ

予実管理のサイクルを月次で確実に回すには、「実績集計」「差異分析」「原因分析」「着地修正」という4つのフェーズを、毎月セットで終わらせることが重要です。どれか1つのフェーズで止まってしまうと、せっかく集めた数字が経営判断に使われないまま終わってしまいます。まずは自社の予実管理が、今どのフェーズで止まりやすいのかを確認するところから始めてみてはいかがでしょうか。

自社の予実管理サイクルをどこから見直すべきかについて、お話をうかがうことも可能です。詳しくはこちらからお問い合わせください。