freeeとマネーフォワードのデータ統合管理の考え方

freee会計とマネーフォワードクラウド会計は、いずれもスタートアップや中小企業で広く使われている会計ソフトです。事業部やブランドごとに導入時期が異なったり、M&Aによって会計システムの異なる会社をグループに迎え入れたりした結果、社内に両方のソフトが併存しているケースは珍しくありません。経営企画やCFO(最高財務責任者)にとって、複数の会計データをどう突き合わせ、経営判断に使える数字に変えていくかは悩ましいテーマです。本記事では、freeeとマネーフォワードのデータが混在する背景と、それを経営管理につなげていくための考え方を整理します。

freeeとマネーフォワードが併存する理由

一つの会社の中に複数の会計ソフトが併存する背景には、いくつかの典型的な経緯があります。

まず多いのが、事業部やグループ会社ごとに、それぞれの担当者が個別に会計ソフトを選定してきたケースです。全社で統一したルールがないまま各部門が使いやすいソフトを選んだ結果、気づけば社内にfreeeとマネーフォワードの両方が存在していた、という状況になります。

次に多いのが、M&Aによって会計システムの異なる会社をグループに迎え入れるケースです。買収した会社がもともと使っていた会計ソフトをすぐには統一せず、しばらくは別々のまま運用を続けることになります。

そして、片方のソフトから別のソフトへの乗り換えを進めている途中である、というケースもあります。全社的な移行が完了するまでの過渡期には、新旧両方のソフトにデータが分かれて存在する状態が続きます。

いずれのケースも、意図的に複数のソフトを使い分けているわけではなく、経緯の積み重ねの結果として併存している場合がほとんどです。

データが分散したままだと経営管理でどんな問題が起きるか

会計データがfreeeとマネーフォワードに分かれたままだと、月次の数字を一つにまとめるだけでも二重の集計作業が発生します。担当者がそれぞれのソフトから数字を書き出し、Excelなどのスプレッドシートで合算するという運用になりがちで、集計にかかる手間が増えるだけでなく、転記のミスが起きる余地も生まれます。

さらに厄介なのは、勘定科目の粒度や集計ルールがソフトごとに異なっている場合です。同じ「売上」や「販管費」という科目名でも、内訳の分け方が違っていると、単純に金額を足し合わせただけでは正しい経営数字になりません。この違いに気づかないまま集計を続けると、経営会議で示す数字の正確性そのものが揺らいでしまいます。

こうした状態が続くと、数字を一つにまとめるまでに時間がかかるようになり、月次決算や経営会議の資料づくりのスピードにも影響します。会計データと実績管理を分けて扱うこと自体のリスクについては、会計データと実績管理を分離すべきでない理由でも詳しく解説しています。

会計データを経営数字に変換する際に注意したいこと

freeeとマネーフォワードのデータを一つの経営管理に集約する際は、単純に数字を足し合わせるだけでは不十分です。まず、それぞれのソフトの勘定科目を突き合わせ、「どの科目とどの科目を対応させるのか」を整理する必要があります。この対応関係が曖昧なままだと、集約した後の数字を見ても、その内訳を正しく説明できなくなってしまいます。

また、会計データを取り込めるツールを使う場合でも、取り込んだデータをどの経営指標に反映させるかという設計は、事業内容に応じて経営企画やCFO側で判断する部分が残ります。データを取り込むこと自体と、それを正しい経営数字として扱えるようにすることは、別の作業だと考えておくとよいでしょう。指標や科目の定義をそろえる進め方は、部門横断で数字の定義を揃えるための進め方でも取り上げています。

統合管理に進むための3つのステップ

複数の会計ソフトのデータを経営管理につなげていくには、次のような段階を踏むことが現実的です。

1つ目は、freeeとマネーフォワードそれぞれの勘定科目を突き合わせ、経営数字としてどう対応させるかを整理することです。2つ目は、月次のどのタイミングでどちらのデータを取り込むかという、集計のプロセスを決めることです。締め日や確定のタイミングがソフトごとに異なる場合は、あらかじめすり合わせておく必要があります。3つ目は、担当者の手作業によるExcelへの転記に依存しない仕組みに置き換えていくことです。Excelでの予実管理そのものが抱える限界については、Excel予実管理の限界と乗り換えのタイミングで整理しています。

この3つを順番に整理していくことで、複数の会計ソフトが併存していても、経営判断に使える数字を安定して作れるようになります。

Cockpitでできること

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインに加え、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込にも対応しています。

対象としているのは、Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業です。CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げており、属人化したExcelでの予実管理を置き換えることも設計上の目的の一つです。

登録したデータに関する権利は利用者に帰属し、日本国内のデータセンターで保管されます。

経営管理全体の進め方や、予実管理・月次決算・SaaSメトリクスとのつながりについては、経営管理完全ガイドでも整理していますので、あわせてご覧ください。

まとめ

freeeとマネーフォワードが混在している状態自体は、事業部ごとの導入経緯やM&A、乗り換えの途中といった、多くの会社で起こりうる自然な経緯の結果です。大切なのは、その混在を放置せず、勘定科目の対応関係や集計のプロセスを整理したうえで、経営判断に使える数字として扱える形に変換していくことです。まずは自社がどの段階にあるかを確認するところから始めてみてください。

freeeやマネーフォワードのデータを経営管理につなげる仕組みづくりに関心がある方は、こちらからお問い合わせください。