月次決算資料をそのまま取締役会資料に転用する工夫

月次決算の資料をようやく締めたと思ったら、数日後には取締役会向けの資料を一から作り直している。そんな二度手間に心当たりはないでしょうか。数字の中身はほとんど同じなのに、資料の形式が違うために転記や再集計が発生し、担当者の負担が増えてしまうケースは少なくありません。この記事では、なぜ資料が二重に作られてしまうのかを整理したうえで、月次決算資料をそのまま取締役会資料に転用しやすくするための考え方を紹介します。

なぜ月次決算資料と取締役会資料が別々に作られてしまうのか

月次決算資料と取締役会資料を毎回別々に作っている会社には、いくつか共通するパターンがあります。代表的な理由は次の3つです。

月次決算資料は社内の実務担当者向け、取締役会資料は社外役員も含めた意思決定の場向けと、読み手が違うために「別のものを作るべきだ」と考えてしまいがちです。しかし、読み手が違っても元になる数字は同じであることがほとんどです。加えて、資料のひな形が個人のパソコンやメールの添付ファイルの中に埋もれていて、担当者以外が使い回せない状態になっていることも、二重作成が続いてしまう一因です。

二重作成が生む時間的なムダ

月次決算資料をもとに取締役会資料を一から作り直すと、同じ数字を二度扱うことになり、単純に作業時間が伸びます。さらに、転記の過程で数字がずれてしまうと、どちらが正しいのか確認し直す手間まで発生します。

月次決算の集計そのものに時間がかかっている場合は、二重作成の負担がさらに重くのしかかります。決算の締めが遅れるほど、取締役会資料に回せる時間が圧迫されるためです。月次決算が遅れがちな会社は、まず決算そのものを早く締める工夫から見直す価値があります。この点は月次決算の早期化で経営判断を速くする方法でも詳しく取り上げています。

転用を前提にした資料設計、3つの視点

月次決算資料を取締役会資料にそのまま転用するためには、月次決算資料を作る段階から「転用すること」を前提に設計しておく必要があります。押さえておきたい視点は次の3つです。

1つめは粒度をそろえることです。月次決算資料が細かすぎると、取締役会では情報量が多くなりすぎてしまいます。逆に粗すぎると、実務側の確認資料として使えなくなります。最初から、両方の用途に耐えられる粒度で数字をまとめておくことが重要です。

2つめは、数字の背景を説明できる余白を資料の中に残しておくことです。取締役会では、数字そのものだけでなく「なぜその数字になったのか」を問われる場面が多くあります。月次決算資料の段階でコメント欄や補足スペースを用意しておけば、取締役会向けに書き足すだけで済みます。

3つめは、月次決算の締めと取締役会の開催タイミングを合わせることです。決算が締まる前に取締役会の日程が来てしまうと、結局は速報値と確定値の二重管理が発生します。決算のスケジュールを取締役会の日程から逆算して組んでおくことが望ましいといえます。

転用しやすい資料に整えるステップ

考え方を押さえたところで、実際に資料を転用しやすい形に整えるための具体的なステップを見てみましょう。

最初のステップは、決算に関わるデータをできるだけ一つの場所に集めておくことです。PL・BS・CFといった数字がそれぞれ別のファイルに分かれていると、資料をまとめる段階で突き合わせの手間が発生します。次に、資料のフォーマット自体を固定してしまうことです。毎回レイアウトから考え直すのではなく、決まった型に最新の数字を当てはめるだけにしておけば、月次決算資料と取締役会資料の差分も小さくなります。最後に、取締役会向けに追加する要素を最小限にとどめることです。月次決算資料にすでに含まれている数字はそのまま使い、追加するのは意思決定に必要なコメントや論点整理程度にとどめると、転用の手間が大きく減ります。

月次決算資料そのものの精度や締めのスピードを上げておくことも、転用のしやすさに直結します。決算を確実に締めるためのチェックリストについては月次決算のチェックリストと属人化の解消でも紹介しています。また、資料作成全体にかかる時間の圧縮という観点では経営会議の資料作成にかかる時間を圧縮する方法もあわせて参考になります。経営管理全体の考え方を体系的に押さえたい場合は、経営管理完全ガイドにまとめていますので、あわせてご覧ください。

Cockpitでできること

資料を転用しやすくする土台として、決算に関わるデータをあらかじめ一つの場所に集約しておくというアプローチがあります。Cockpitは、Metrics・PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプライン、freeeやマネーフォワードといった会計ツールのデータ取込に対応しており、月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げています。

主な対象は、Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業です。CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用できるように考えられています。データがあらかじめ一つの画面にまとまっていれば、月次決算資料を作る段階と取締役会資料を作る段階で、それぞれ数字を集め直す作業そのものを減らせます。料金は会社の規模やご利用範囲によって異なるため、個別見積もりとなります。

まとめ

月次決算資料と取締役会資料が別々に作られてしまう背景には、目的の違いを理由に資料を分けてしまうこと、社外向けに粒度を変えようとしてしまうこと、フォーマットのひな形が共有されていないことといった共通の原因があります。粒度をそろえ、説明のための余白を残し、決算と取締役会のタイミングを合わせておけば、月次決算資料をベースに取締役会資料へ転用しやすくなります。まずは自社の月次決算資料が、そのまま取締役会に出せる形になっているかどうかを確認するところから始めてみてください。

月次決算資料の作り方や取締役会資料への転用について相談したい方は、こちらからお問い合わせください。