放置商談の棚卸し手順｜売上見込のズレを防ぐ

営業のパイプライン（進行中の商談の一覧）を見ていると、何か月も前の商談が「提案中」のまま残っていることがあります。担当者に聞くと「もう連絡が取れていない」「先方の検討が止まっている」という答えが返ってくる。こうした商談を、この記事では「放置商談」と呼びます。

放置商談は、営業の現場だけの問題ではありません。パイプラインの金額は売上見込の土台になるため、放置商談が残っていると、経営会議に出す売上見込そのものが実態より大きくなります。この記事では、放置商談を定期的に洗い出し、仕分けていくための棚卸し手順を整理します。

放置商談が経営数字にもたらす影響

放置商談の一番の問題は、成約する見込みがほとんど無いにもかかわらず、パイプラインの金額に含まれ続けることです。売上見込を「商談金額 × ステージごとの確度」で積み上げている場合、ステージが更新されていない商談は、高い確度のまま見込に計上され続けます。

その結果、次のようなことが起こります。

売上見込が実態より楽観的になり、予算との差に気づくのが遅れる
「パイプラインは十分ある」と判断し、新規の商談づくりが後回しになる
担当者ごとの商談数が多く見え、本当に手が回っていない状況が見えにくくなる

パイプラインの金額を売上見込に変換する考え方は、Salesforceのパイプラインと売上見込の紐付け方で詳しく整理しています。

放置商談を判定する3つの基準

棚卸しを始める前に、「どういう状態を放置とみなすか」を社内で決めておきます。基準が担当者ごとにバラバラだと、同じ商談でも人によって判断が変わり、棚卸しの結果を比べられなくなるためです。

判定の基準として使いやすいのは、次の3つです。

最終活動日：最後に先方と連絡を取った日、または商談情報を更新した日から長く経っている
完了予定日：商談の完了予定日（成約を見込んでいる日）を過ぎているのに、クローズされていない
ステージ滞留：同じステージに、通常の商談より長く留まっている

「何日経ったら放置とみなすか」は、会社や商材によって適切な長さが違います。自社の過去の成約商談が、各ステージに平均で何日留まっていたかを確認し、それより明らかに長いものを対象にすると、現場の納得感を得やすくなります。

棚卸しの4ステップ

基準が決まったら、実際の棚卸しに入ります。流れは次の4ステップです。

ステップ1：対象の商談を抽出する

CRM（顧客管理システム。商談や顧客の情報をまとめて管理する仕組み）の商談一覧から、先ほどの3つの基準に当てはまる商談を抜き出します。最終活動日や完了予定日で並べ替えるだけでも、候補はかなり絞り込めます。抽出した一覧には、商談名・担当者・ステージ・金額・最終活動日を並べておくと、次のステップで確認しやすくなります。

ステップ2：担当者に状況を確認する

抽出した一覧を担当者に渡し、商談ごとに「今どうなっているか」を確認します。ここで大事なのは、責める場にしないことです。放置商談が出るのは、担当者の怠慢よりも、更新のタイミングが決まっていないなど仕組みの問題であることが多いためです。「事実を確認する場」と最初に伝えておくと、正直な回答が集まりやすくなります。

ステップ3：処理を決める

担当者の回答をもとに、商談ごとの処理を決めます。選択肢は次のセクションで整理する3つです。判断に迷う商談は、営業責任者と経営企画が同席して決めるようにすると、基準がぶれにくくなります。

ステップ4：結果を記録する

処理した結果は、CRM上の商談情報に反映します。あわせて「何件を確認し、何件を失注にしたか」を簡単に記録しておくと、次回の棚卸しで放置商談が増えているか減っているかを比べることができます。

確認後の3つの処理

担当者への確認が終わったら、商談を次の3つのどれかに仕分けます。

継続する：まだ動いている商談です。次にとる行動と、新しい完了予定日を入れ直します。
ステージを見直す：話は続いているものの、実態が記録上のステージより手前に戻っている商談です。実態に合うステージに戻し、確度も見直します。
失注として閉じる：先方の検討が止まっている、連絡が取れないといった商談です。失注の理由を記録したうえで、パイプラインから外します。

失注として閉じることに抵抗を感じる担当者は少なくありません。ただ、閉じた商談でも、先方の状況が変われば新しい商談として登録し直せます。「閉じる＝諦める」ではなく、「今の見込から外す」という位置づけで説明すると、判断が進みやすくなります。

なお、棚卸しの途中で、同じ顧客・同じ案件の商談が二重に登録されているのが見つかることもあります。重複が起きる原因と見つけ方は、商談データが重複する原因と見つけ方で整理しています。

棚卸しを一度きりで終わらせない

棚卸しは、一度実施しただけでは効果が長続きしません。時間が経てば、また新しい放置商談が生まれるためです。気づいたときにまとめて整理するやり方だと、毎回の作業量が大きくなり、次第に後回しにされがちです。

定着させるためのポイントは次の3つです。

実施日を決める：月次の経営会議の前など、毎月決まったタイミングで行う
基準を固定する：放置とみなす日数や項目を、毎回変えない
件数を追う：放置商談の件数と金額を記録し、増減を経営会議で共有する

月に一度の頻度で回していれば、1回あたりの対象は少なくなり、担当者の負担も小さくなります。営業データを経営数字につなげる全体の考え方は、Salesforceの営業データを経営数字に接続する考え方もあわせてご覧ください。

Cockpitでできること

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインや、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しています。

主な対象は、Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業です。CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げており、属人化したExcelの予実管理を置き換えることも、設計上の目的の一つです。登録データに関する権利は利用者に帰属し、日本国内のデータセンターで保管されます。

経営管理の全体像や、各テーマのつながりについては、経営管理完全ガイドで整理しています。

まとめ

放置商談は、パイプラインの金額を膨らませ、売上見込を実態より楽観的にしてしまいます。まずは「最終活動日」「完了予定日」「ステージ滞留」の3つの基準で放置の定義を決めましょう。そのうえで、抽出・担当者への確認・処理の決定・記録の4ステップで棚卸しを進め、商談を「継続」「ステージ見直し」「失注」に仕分けます。

大切なのは、一度きりで終わらせず、毎月決まったタイミングで繰り返すことです。自社のパイプラインに、何か月も動いていない商談がどれだけ残っているか。まずは一覧を出してみるところから始めてみてください。

営業パイプラインと経営数字をつなぐ仕組みづくりに関心がある方は、こちらから資料請求・デモのご依頼をお問い合わせください。