商談フェーズの定義が揃わないと起きること

営業会議で「商談中の案件は全部で何件ですか」と聞かれたとき、答えが人によって違った経験はないでしょうか。

原因は、営業力ではなく「フェーズ定義」にあることが少なくありません。フェーズとは、商談が「初回面談」「提案」「見積」「受注」のどの段階にあるかを示す区分のことです。

この区分の意味が担当者ごとに違うと、見込み売上も受注予測も信用できなくなります。この記事では、定義が揃わないと何が起きるのかと、揃えるための手順を整理します。経営全体の考え方は経営管理の完全ガイドもあわせてご覧ください。

フェーズ定義がズレるとはどういう状態か

商談フェーズは、案件の進み具合を共通の言葉で表すためのものです。ところが、その言葉の意味を決めていない会社は珍しくありません。

たとえば「商談中」という同じ言葉でも、次のように使い分けられてしまいます。

ある担当者は、初回の挨拶をした時点で「商談中」にする。
ある担当者は、見積を出してはじめて「商談中」にする。
ある担当者は、先方の予算を確認できてから「商談中」にする。

どれも間違いではありません。ただし、同じ言葉に別の意味が入っているため、集計すると意味のない数字になります。

定義が揃っていないと起きる3つの問題

1. 見込み売上が信用できなくなる

フェーズごとに「受注に至る見込みの度合い」を決めて、見込み売上を計算する会社は多くあります。ところが、フェーズの意味が人によって違うと、同じ「提案」でも実際の確度が大きく違います。

その結果、見込み売上は合計しても現実とかけ離れた数字になります。経営側は、その数字を土台に採用や投資を考えることになります。

2. 部門間・担当者間で比較ができなくなる

「A担当は商談件数が多い」「B担当は少ない」という比較も成り立ちません。件数が多い担当者は、単に早い段階から「商談中」に入れているだけかもしれないからです。

3. 次の一手が決められない

フェーズは、次に何をすべきかを決める基準でもあります。定義がないと、案件が止まっていても気づけません。放置されている案件の洗い出しについては放置商談の棚卸しでも取り上げています。

フェーズ定義を揃える手順

定義を揃えるといっても、難しいことをする必要はありません。次の3つを順番に決めていきます。

手順1：現在のフェーズ名を集める

まず、各担当者が実際に使っているフェーズ名と、その意味を書き出します。名前は同じでも意味が違うものが、ここで見つかります。

手順2：「終わりの条件」を決める

次に、各フェーズについて「このフェーズが終わった、と言える条件」を決めます。

初回面談：先方の課題を聞き取り、記録に残した。
課題確認：先方の担当者が、課題の解決に取り組む意思を示した。
提案・見積：提案書と見積を提出した。
受注判断：先方の決裁者が、判断の時期を示した。

ポイントは、「気持ちの度合い」ではなく、あとから確認できる事実で書くことです。「手応えがある」ではなく「見積を提出した」のように書くと、人によるブレが減ります。

手順3：記録する証拠を決める

条件を満たしたことを、どこに何を記録して示すのかも決めます。メモ、日付、先方担当者の役職など、最小限の項目で十分です。

定義を運用に乗せるコツ

定義は決めただけでは続きません。日々の運用に乗せるための工夫が要ります。

全員で決める。 経営や管理側だけで決めると、現場の実態と合わず形骸化します。
フェーズの数を絞る。 細かく分けすぎると入力の手間が増え、記録が止まります。
定期的に見直す。 実際の受注と照らし合わせて、定義が実態に合っているかを確認します。

見直しの際は、「受注した案件は、どのフェーズを通ってきたか」「失注した案件は、どのフェーズで止まったか」を振り返ります。そのうえで、条件が甘すぎたり厳しすぎたりするフェーズを調整します。

また、営業側の記録と会計側の数字が食い違う問題も、定義の揃っていない場面で起きがちです。重複した商談データの扱いは商談データが重複する原因で解説しています。

Cockpitで見られる観点

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加えて、PL・BS・CF・HRを一元管理することができる、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインと、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しています。

商談フェーズの定義そのものは、営業組織で決めるべき運用ルールです。そのうえで、営業パイプラインのデータと会計データを同じ場で扱うことで、経営管理の観点から数字を確認することができます。

また、Cockpitは、CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業を主な対象としています。

Salesforceと経営数字をつなぐ考え方は、Salesforceの営業パイプラインと売上見込みでも整理しています。

まとめ

商談フェーズの定義が揃っていないと、同じ言葉に別の意味が入り、数字そのものが信用できなくなります。見込み売上、担当者間の比較、次の一手の判断、どれも土台が崩れます。

揃えるための手順は、次の3つです。

今使っているフェーズ名と意味を書き出す。
各フェーズの「終わりの条件」を、確認できる事実で決める。
記録する場所と証拠を決める。

そして、定義は一度決めて終わりではなく、実際の受注と照らして見直し続けるものです。まずは、自社の「商談中」が何を指しているのかを、担当者に聞いてみるところから始めてみてはいかがでしょうか。

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