予実差異の許容範囲をどう決めるか

予実差異が出るたびに原因を細かく確認していては、経営企画の時間がいくらあっても足りません。一方で、すべての差異を「誤差の範囲」として片付けてしまうと、本当に注意すべき変化を見逃すことになります。この問題を避けるには、あらかじめ「どこまでの差異なら様子を見てよいか」という許容範囲を決めておくことが有効です。この記事では、許容範囲を決めるときに押さえておきたい視点と、許容範囲を超えた場合の扱い方を解説します。

なぜ「許容範囲」を先に決めておく必要があるのか

予実差異が発生するたびに、都度その場で「対応が必要かどうか」を判断していると、担当者によって判断の基準がばらついてしまいます。同じ程度の差異でも、ある月は見送り、別の月は経営会議で取り上げる、といったことが起きやすくなります。

After 基準で仕分けて判断

あらかじめ許容範囲を決めておけば、差異が発生した時点で「範囲内だから記録だけして様子を見る」「範囲を超えているから原因を確認する」という仕分けを機械的に行えます。判断にかかる手間を減らせるだけでなく、担当者が変わっても同じ基準で運用を続けられる点も重要です。

許容範囲を決める2つの視点

許容範囲は、一つの数値で一律に決められるものではありません。少なくとも次の2つの視点から検討する必要があります。

ひとつは、その差異が全体の数字にどれだけの影響を与えるかという金額的な重要性です。同じ割合のズレでも、金額の大きい科目と小さい科目では、経営に与えるインパクトが異なります。もうひとつは、その差異が一時的なものか、繰り返し発生するものかという継続性です。単月だけのズレであれば、許容範囲を超えていても静観できる場合がありますが、毎月同じ方向に差異が出ているのであれば、許容範囲の設定自体を見直す必要があるかもしれません。

科目・指標によって許容範囲を変える考え方

許容範囲は、すべての科目・指標に同じ基準を当てはめるものでもありません。科目の性質によって、変動の起きやすさが異なるためです。

売上系の指標の許容範囲

売上は、商談の受注時期や契約の開始タイミングなど、自社だけでコントロールしきれない要因の影響を受けやすい指標です。そのため、費用系の科目と比べて、許容範囲をやや広めに取る考え方があります。

費用系の科目の許容範囲

人件費や地代家賃といった固定費は、予算を立てた通りに推移しやすい性質があります。少しのズレでも予算の前提そのものが崩れているサインになりうるため、許容範囲は狭めに設定し、早めに確認する運用が向いています。一方、原価や販売手数料のように売上に連動して動く変動費は、売上側の変動も踏まえたうえで許容範囲を考える必要があります。

許容範囲を超えたときに確認すること

許容範囲は、経営会議で取り上げるべき差異を仕分けるためのフィルターです。範囲を超えたからといって、その場ですぐに対策を決める必要はありません。

許容範囲を超えた差異については、まず原因がどの型に当てはまるかを確認し、そのうえでどの差異から対策に着手すべきかを判断する、という流れに進みます。許容範囲の設定は、この流れに入る前の「仕分け」の役割を担っています。

Cockpitで許容範囲の判断を支える

許容範囲を使って差異を仕分けるためには、まず実績データが正しく整理されている必要があります。実績の集計に時間がかかっていると、許容範囲と比較する判断そのものが遅れてしまいます。

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetrics(経営指標)に加えて、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインや、freee・マネーフォワードなどの会計データを取り込むことができます。

経営・財務データを集計し、可視化します

属人化しやすいExcelでの予実管理を置き換えることを目的の一つとして設計されており、月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げています。Series A〜Bで社員10〜100名規模の急成長期にある企業や、CFOが不在の会社、少人数の経営企画チームでも運用することができます。

許容範囲を超えた差異の原因の見分け方は予実差異の原因を5つの型に分けて特定する、原因が分かった後の対策の優先順位づけは予実差異が出たときの対策の決め方と優先順位、予実差異そのものの基本は予実差異とは？分析の進め方と原因別の対策、経営管理全体の考え方は経営管理の完全ガイドにまとめています。

まとめ

予実差異の許容範囲は、一律の数値で決まるものではなく、「金額的な重要性」と「継続性」という2つの視点、そして科目ごとの変動の起きやすさを踏まえて設計する必要があります。許容範囲はあくまで、経営会議で取り上げるべき差異を仕分けるためのフィルターであり、範囲を超えた差異については原因の特定と対策の優先順位づけという次の流れに進みます。許容範囲を先に決めておくことで、都度の判断のブレをなくし、限られた時間を本当に確認すべき差異に使えるようになります。

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