会計freee連携でよくあるデータの突き合わせミス

freeeなどの会計ソフトから経営管理の仕組みへデータを取り込むと、集計の手間を減らせそうに見えます。ところが実際には、取り込んだ数字と経営会議で使っている数字が一致しない、という事態が起こりがちです。原因の多くは、システムの不具合ではなく、勘定科目や締め日の定義が会計側と経営管理側でそろっていないことにあります。この記事では、freee連携でよくある突き合わせミスのパターンと、事前に防ぐためのチェックポイントを整理します。

なぜfreee連携でデータの突き合わせミスが起きるのか

freeeは、法令に沿った正確な会計処理を行うために設計された会計ソフトです。一方、経営会議で使う数字は、事業の実態を素早く把握するための管理会計（経営判断のための独自の集計ルール）として作られています。この2つは目的が異なるため、勘定科目の分け方や締め日の考え方が一致していないことが珍しくありません。

つまり、freeeのデータをそのまま経営管理側に取り込んだとしても、両者の定義がそろっていなければ、突き合わせた瞬間に数字が食い違うことになります。まずは「何と何がズレやすいのか」を具体的に知っておくことが、ミスを防ぐ第一歩です。

よくある3つの突き合わせミスパターン

freee連携における突き合わせミスは、いくつかの典型的なパターンに分類できます。

会計期間締め日のズレ

部門コード部門粒度の不一致

勘定科目マッピングのズレ

freee上の勘定科目名と、経営管理側で使っている科目名は、同じ「売上」や「販管費」という名前でも内訳の分け方が異なることがあります。たとえばfreee側では1つの科目にまとめられている費用が、経営管理側では複数の科目に分けて集計したい費用だった、というケースです。この対応関係をあらかじめ整理しておかないと、金額を単純に足し合わせただけでは正しい数字になりません。

会計期間・締め日のズレ

freeeの会計処理は、証憑（請求書や領収書などの証拠書類）がそろい次第、確定していきます。一方、経営会議の資料は決まった日までに作成する必要があるため、証憑がまだそろっていない取引を見込みで計上することがあります。この締め日の考え方の違いに気づかないまま数字を突き合わせると、同じ月の数字のはずなのに一致しない、という状態が生まれます。

部門コード・按分粒度の不一致

freee側の部門タグや按分（複数の部門にまたがる費用を配分すること）のルールと、経営管理側で見たい部門の粒度が一致していないケースもあります。freeeでは1つの部門としてまとめて計上している費用を、経営管理側では事業ライン別にさらに細かく分けて見たい、といった場合です。粒度がそろっていないと、部門別の数字を比較すること自体が難しくなります。

突き合わせミスに気づかないまま進むとどうなるか

こうした小さなズレは、放置されるほど後から気づきにくくなります。

最初はわずかな端数の違いであっても、原因を確認しないまま次の月に進むと、ズレが積み重なっていきます。やがて、経営会議で示している数字そのものへの信頼が揺らぎ、「この数字は本当に正しいのか」という確認作業に時間を取られるようになります。月次決算の数字の正確性をどう担保するかについては、月次決算のチェックリストと属人化の解消でも整理していますので、あわせてご確認ください。

突き合わせミスを防ぐためのチェックポイント

突き合わせミスの多くは、事前に決めておくべきことを決めていないために起こります。連携を始める前、あるいは定期的な運用の中で、次のポイントを確認しておくとよいでしょう。

科目マッピングと締め日、部門コードの粒度は、いずれも連携を始める前に一度整理してしまえば、その後は繰り返し確認する必要が少なくなる項目です。さらに、整理した対応関係が運用の中で崩れていないかを定期的に突き合わせる習慣を持っておくと、ズレが小さいうちに気づくことができます。freeeとマネーフォワードなど複数の会計ソフトが混在している場合の考え方は、freeeとマネーフォワードのデータ統合管理の考え方でも詳しく解説しています。

Cockpitでできること

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインに加え、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込にも対応しています。

対象としているのは、Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業です。CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げており、属人化したExcelでの予実管理を置き換えることも設計上の目的の一つです。登録したデータに関する権利は利用者に帰属し、日本国内のデータセンターで保管されます。

会計データの突き合わせは、経営管理全体を支える基礎作業の一つにすぎません。予実管理や月次決算、SaaSメトリクスまで含めた経営管理全体の進め方については、経営管理完全ガイドでも整理していますので、あわせてご覧ください。会計データと実績管理を別々の仕組みで運用すること自体が持つリスクについては、会計データと実績管理を分離すべきでない理由もあわせてご確認ください。

まとめ

freee連携でよくある突き合わせミスは、勘定科目マッピング、会計期間・締め日、部門コードの粒度という3つのズレに集約されます。いずれも、連携を始める前にルールを整理し、その後も定期的に突き合わせを続けることで防ぐことができます。小さなズレのうちに気づける仕組みを、今のうちに見直してみてください。

freeeの会計データを経営管理につなげる仕組みづくりに関心がある方は、こちらからお問い合わせください。