会計ツールと販売管理を二重入力しないための設計

営業は販売管理ツールに、経理は会計ソフトに、同じ取引の情報をそれぞれ手入力している会社は少なくありません。同じ数字を二つの場所に入力する二重入力は、入力の手間そのものに加えて、数字のズレや確認作業の増加にもつながります。この記事では、会計ツールと販売管理ツールの間で二重入力が起きる原因と、入力を一本化するための設計の考え方を整理します。

会計ツールと販売管理でなぜ二重入力が起きるのか

販売管理ツールと会計ソフトは、もともと別の目的のために作られたシステムです。販売管理ツールは商談や受注の進捗を管理するために使われ、会計ソフトは仕訳や決算のために使われます。目的が違うため、同じ一つの取引であっても、「商談」として販売管理ツールに、「売上」として会計ソフトに、それぞれ別々に入力されることになります。

この構造がある限り、担当者が変わっても、ツールを入れ替えても、同じ取引の情報を複数の場所へ手入力する作業そのものはなくなりません。二重入力は、個人の注意力の問題というより、システムの組み合わせ方によって生まれる構造的な問題です。

二重入力が経営管理に及ぼす影響

二重入力が続くと、次のような影響が出やすくなります。

まず、販売管理ツール上の数字と会計ソフト上の数字が一致しなくなります。次に、その数字が合わない原因を探すための確認作業が増えます。そして、確認に時間がかかることで、経営会議向けの資料の作成が後ろ倒しになります。経理と経営企画の間で数字の確認に追われる状態が続くと、本来もっと時間を割きたい分析や意思決定の議論に手が回りにくくなります。

二重入力を防ぐための設計の考え方

二重入力を防ぐには、「同じ情報を複数の場所に人の手で入力させない」という設計の方針が土台になります。ポイントは、情報の発生源をひとつに決め、そこから必要な場所へデータを渡す流れをつくることです。

After 発生源を一つに決めている

この考え方自体は、会計と実績データの関係にも共通するものです。会計データと実績管理を分けて扱うことのリスクについては、会計データと実績管理を分離すべきでない理由でも取り上げていますので、あわせてご覧ください。経営管理全体をどう設計していくかという観点は、経営管理完全ガイドで整理しています。

設計を実践する際の3つの視点

実際に二重入力を防ぐ設計を考えるときは、次の3つの視点で整理すると進めやすくなります。

発生源を一つに決める

どの取引情報を、どのシステムに最初に入力するかを決めます。営業活動に関する情報は販売管理ツール、会計処理に関する情報は会計ソフトというように、入力の起点を明確にしておくことが出発点です。

更新頻度を合わせる

販売管理ツールと会計ソフトでは、データが更新される頻度が異なることがあります。どのタイミングの数字を経営管理に使うのかをあらかじめ決めておくことで、確認作業の手戻りを減らせます。会計ソフト側の連携で確認すべき設定は、freeeとマネーフォワードのデータ統合管理の考え方、販売側のデータについてはSalesforceのパイプラインと売上見込の紐付け方でそれぞれ詳しく取り上げています。

責任者を明確にする

どの数字を誰が入力し、誰が確認するのかをあらかじめ決めておきます。責任の所在が曖昧だと、ズレが見つかったときに誰が対応するのかが分からなくなり、確認作業がさらに長引く原因になります。

Cockpitでできること

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプライン、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しています。

対象としているのは、Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業です。CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。属人化したExcelでの予実管理を置き換えることも、設計上の目的の一つです。登録したデータに関する権利は利用者に帰属し、日本国内のデータセンターで保管されます。

まとめ

会計ツールと販売管理ツールの二重入力は、担当者の注意力だけでは解消しにくい構造的な問題です。情報の発生源を一つに決め、更新頻度と責任者を明確にする、という設計の土台を整えることが出発点になります。自社では今どこで同じ情報を二度入力しているか、まずは洗い出すところから始めてみてください。

会計データと販売管理データを一つの基盤で扱う仕組みに関心がある方は、こちらからお問い合わせください。