決算数値が前月とズレたときの確認手順｜原因特定の5ステップ

月次決算を締めたら、ある科目だけが前月と大きくズレていた。こうした場面は、どの会社でも起こります。このとき、すぐに数字を直したり、「今月はたまたま」と流したりするのは危険です。ズレの裏には、データの取り込み誤りが隠れていることもあれば、事業の大きな変化が表れていることもあるからです。原因を確かめないまま経営会議に出すと、誤った前提で判断が進んでしまいます。この記事では、決算数値が前月と大きくズレたときに、原因を特定するための確認手順を5つのステップに整理します。

前月比のズレは「手順」で確かめる

ズレを見つけたときに大切なのは、毎回同じ順番で確かめることです。担当者の勘で調べ始めると、人によって確認の深さが変わります。また、事業上の理由を先に探してしまい、単純な集計ミスを見落とすこともあります。

本記事では、次の5つの手順で確かめる流れを紹介します。

ポイントは、手順2で「事業の変化」より先に「数字の作り方の誤り」を疑うことです。集計の誤りは、確かめれば短時間で白黒がつきます。先につぶしておくと、その後の原因調査を事業の話に集中させられます。

手順1・2 ズレの大きさを測り、集計の誤りを疑う

手順1 増減額と増減率の両方で測る

最初に、ズレがどの科目で、どれだけ起きているかを数字で押さえます。使うのは増減額と増減率の2つです。

増減額(円) ＝当月実績(円) − 前月実績(円)
増減率(%) ＝増減額(円) ÷ 前月実績(円) × 100

増減率だけで判断すると、もともと金額の小さい科目が毎月のように引っかかります。反対に増減額だけで判断すると、規模の小さい科目の異常に気づきにくくなります。そのため、割合と金額の両方に自社の基準を決めておきます。計算では、比べる2つの数字の単位をそろえてください。月額同士で比べ、円と千円を混ぜないことが前提です。増減率の考え方は「月次決算の品質チェック｜数字の信頼性を確かめる4つの観点」でも紹介しています。

手順2 取り込み・集計の誤りを先に疑う

確認対象の科目が決まったら、事業の話に入る前に、数字の作り方を疑います。会計ソフトからのデータ取り込みや、Excelでの集計の途中で起きる誤りは、典型的なパターンがあります。

取込漏れ・重複: 銀行明細やクレジットカード明細の取り込みが途中で止まっていないか、同じ取引が2回登録されていないかを見ます。
単位の混在: 資料の一部が千円単位、別の一部が円単位になっていないかを見ます。桁が3つずれると、増減率が極端な値になります。
科目の付け替え: 前月まで別の科目で処理していた費用が、今月から別の科目に入っていないかを見ます。この場合、合計は変わらず、科目の内訳だけが動きます。
計上月のずれ: 本来は前月や翌月に属する取引が、当月に入っていないかを見ます。

会計データの連携で起きやすい誤りは「会計freee連携でよくあるデータの突き合わせミス」で詳しく取り上げています。

手順3 明細までさかのぼって原因を特定する

集計の誤りが見つからなければ、ズレの中身を細かく見ていきます。科目の合計だけを眺めていても、原因はわかりません。大きな単位から小さな単位へ、順に絞り込みます。

大きい単位から小さい単位へ絞り込む

科目: 手順1で確認対象にした科目を出発点にします。
部門・取引先: どの部門で、どの取引先との取引で増減したかに分けます。ズレの大半が特定の取引先に集中していれば、調べる範囲を一気に狭められます。
仕訳・証憑: 仕訳(取引を帳簿に記録した1件ごとの記録)と、証憑(しょうひょう。請求書や領収書など、取引の裏付けとなる書類)を1件ずつ照らし合わせます。

取引先ごとに分けるときは、取引先名の表記が統一されていることが前提です。同じ会社が「株式会社〇〇」と「(株)〇〇」で別々に集計されていると、ズレの集中が見えにくくなります。表記ゆれの影響は「取引先名の表記ゆれが売上集計を狂わせる理由」を参考にしてください。

手順4 増減の理由を3つに分類する

原因となる取引が見えてきたら、増減額をその理由ごとに分けます。分類は次の3つにすると、次に取るべき行動がはっきりします。

一時的な要因: 今月だけ発生した取引です。翌月には元の水準に戻る見込みです。
継続的な要因: 今月から始まり、翌月以降も続く取引です。予算や見込みの見直しが必要になります。
誤り: 計上ミスです。修正したうえで、再発を防ぐ手当てをします。

仮の数値で分解してみます。広告宣伝費の前月実績が1,500,000円、当月実績が2,700,000円だったとします。

増減額(円) ＝ 2,700,000円 − 1,500,000円＝ 1,200,000円

明細をたどった結果、この1,200,000円の内訳が次のようにわかったとします。

一時的な要因 800,000円＋継続的な要因 300,000円＋誤り 100,000円＝ 1,200,000円

内訳の合計が増減額と一致すれば、ズレをすべて説明できたことになります。一致しない差額が残る場合は、まだ見つけていない原因があります。その差額が小さくても、手順3に戻って明細を確かめます。

この例では、誤りの100,000円は修正します。継続的な要因の300,000円は、翌月以降の見込みに反映します。予算との差異についても同じ考え方で分解できます。詳しくは「予実差異の原因を5つの型に分けて特定する」をご覧ください。

手順5 確認結果を記録し、報告につなげる

原因がわかったら、確認した内容を記録に残します。記録がないと、翌月に同じズレが出たときに、また一から調べ直すことになります。経営会議や取締役会で「なぜ増えたのか」と聞かれたときにも、記録があればすぐに答えられます。

記録と報告では、次の点を意識します。

金額で説明する: 「広告が増えたため」ではなく、「展示会の出展で800,000円増えたため」のように、理由と金額をセットで書きます。
誤りは原因まで残す: 二重計上であれば、なぜ二重に登録されたのかまで書きます。手順2の確認項目に追加すると、翌月から同じ誤りを早く見つけられます。
確認者を分ける: 少人数の会社でも、記録の内容を別の人が見る形にすると、思い込みによる見落としを防ぎやすくなります。

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月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げており、属人化したExcelでの予実管理を置き換えることも目的の一つとして設計されています。主な対象は、Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業です。CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。

なお、本記事で紹介した確認手順や判断の基準は、どのような仕組みを使う場合でも、自社のルールとして決めておく必要があります。経営管理の全体像については「経営管理完全ガイド」で解説しています。

まとめ

決算数値が前月と大きくズレたときは、次の5つの手順で確かめます。

手順1: 増減額(円)と増減率(%)の両方で、確認対象の科目を決める
手順2: 取込漏れ・重複、単位の混在、科目の付け替え、計上月のずれを先に疑う
手順3: 科目から部門・取引先、仕訳・証憑へと絞り込む
手順4: 増減額を一時的な要因・継続的な要因・誤りに分け、内訳の合計が増減額と一致するかを確かめる
手順5: 理由と金額をセットで記録し、報告と翌月の確認につなげる

ズレそのものは悪いことではありません。説明できないまま放置することが問題です。まずは今月の決算で一番大きく動いた科目を1つ選び、この手順で確かめてみてください。

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