更新商談の登録漏れを防ぐ運用ルール

契約更新の時期が来たのに、更新の商談が登録されていなかった。気づいたときには更新日を過ぎていた。そんな経験はないでしょうか。

更新商談とは、すでに結んでいる契約を続けてもらうための商談です。新規の商談に比べて目が向きにくく、登録が後回しになりがちです。この記事では、登録漏れが起きる理由と、仕組みで防ぐ運用ルールを整理します。経営数字全体の考え方は経営管理の全体像もあわせてご覧ください。

更新商談の登録漏れが経営に与える影響

更新商談が登録されていないと、その契約は「これから続くのか、終わるのか」が見えない状態になります。

影響は大きく3つあります。

売上見込みから、更新される可能性のある売上が抜け落ちる
更新の働きかけが遅れ、解約の兆しに気づけない
更新したのに記録がなく、月次の数字と営業の記録が合わない

特に売上見込みへの影響は見落とされがちです。パイプライン（商談の進み具合の一覧）に載っていない売上は、見込みとして数えられません。パイプラインから売上見込みを作る考え方は、Salesforceのパイプラインから売上見込みを作るで整理しています。

登録漏れが起きる3つの原因

登録漏れは、担当者の意識の低さだけで起きるわけではありません。多くは、仕組みの側に原因があります。

1. 更新日が把握されていない

契約の終了日や更新日が、契約書の中だけにあり、顧客の情報として管理されていないケースです。更新日を一覧で見られなければ、更新の準備を始める時期もわかりません。

2. 登録する担当が決まっていない

新規を獲得した営業が登録するのか、契約後のフォローをする担当が登録するのか。この線引きが曖昧だと、お互いに「相手がやっているはず」と考えて、誰も登録しません。

3. 自動更新だと思い込む

自動更新の契約では、何もしなくても続くと考えがちです。しかし、顧客が解約を申し出る場合もあります。商談として登録しなければ、更新に向けた働きかけの記録も残りません。

登録漏れを防ぐ運用ルールの作り方

仕組みで防ぐための運用ルールを、順に紹介します。

ルール1：更新日を一覧にする

顧客ごとの契約終了日・更新日を、一覧で確認できる形にします。入力項目として用意し、空欄を許さない運用にすると効果的です。

ルール2：登録の期限を決める

「更新日の何か月前までに更新商談を登録する」という期限を決めます。たとえば「更新日の3か月前まで」のように、社内で期限を一つに定めます。期限は契約の形態や商談の長さに合わせて、各社で決めてください。

ルール3：登録する担当者を一人決める

更新商談を登録する担当を、顧客ごとに一人決めます。新規の営業から引き継ぐタイミングも、あらかじめ決めておきます。

月次で漏れを点検する

ルールを決めたあとは、月次で点検する場を設けます。確認する観点は次のとおりです。

今後数か月以内に更新日を迎える契約のうち、更新商談が未登録のものはないか
更新日を過ぎたのに、商談の状態が変わっていないものはないか

点検の場を設けるときは、商談をまとめて見直す進め方も参考になります。放置された商談の棚卸しもあわせてご覧ください。

登録内容のばらつきを減らす

更新商談は、登録しても内容がそろっていないと、集計で使えません。次のような点をそろえておきます。

新規と更新の区別：新規商談と更新商談を、商談の種別などで見分けられるようにする
金額の持ち方：更新後の月額・年額を、どちらの単位で入れるか統一する
重複の防止：同じ契約に対して、更新商談を二重に作らない

重複の原因と対処は、商談データの重複が起きる原因で詳しく扱っています。データ全体の整え方は、CRMのデータクレンジングをどこから始めるかも参考になります。

Cockpitで見える観点

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプラインや、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しています。

月次決算から取締役会資料までの経営オペレーションを支援することを掲げており、属人化したExcelの予実管理を置き換えることも目的の一つとして設計されています。

ただし、元の営業データに更新商談が登録されていなければ、ツールを使っても見込みには反映されません。更新商談を登録するルールづくりは、ツールの導入前に整えておくことが大切です。

まとめ

更新商談の登録漏れは、売上見込みの欠落や、解約の見落としにつながる
原因は、更新日の未把握、登録担当の不在、自動更新という思い込みが中心
更新日を一覧にし、登録の期限と担当者を決める
月次で未登録の更新契約を点検し、登録内容の書き方もそろえる

まずは、数か月以内に更新日を迎える契約を一覧にして、更新商談が登録されているかを確認してみてください。

お問い合わせ

Cockpitの機能や、自社の運用に合うかどうかを知りたい方は、資料請求・デモのご依頼をご利用ください。

資料請求・デモ依頼はこちら