CRMデータを経営数字に使うための最低条件

CRM（顧客管理システム。商談や顧客の情報を記録する仕組み）には、営業活動の記録がたくさん残っています。この記録を売上見込みや経営会議の資料に使いたい、と考える経営者や経営企画の方は多いはずです。

ところが、いざ集計してみると「数字が合わない」「人によって見方が違う」といった問題が起きがちです。原因の多くは、CRMのデータが経営数字に使える最低限の条件を満たしていないことにあります。

この記事では、CRMデータを経営数字に使う前にそろえておきたい5つの最低条件と、その確かめ方を整理します。経営管理の全体像は経営管理の完全ガイドもあわせてご覧ください。

CRMデータがそのまま経営数字にならない理由

CRMは、もともと営業担当者が日々の活動を記録するための道具です。一方、経営数字は会社全体の判断に使うための数字です。目的が違うため、記録の粒度やルールがずれやすくなります。

よくあるずれは次のとおりです。

金額や日付が空欄のまま、商談だけが登録されている
「提案中」「見積提出」などのフェーズ（商談の進み具合の段階）の意味が、人によって違う
同じ商談が二重に登録されている
更新のタイミングがばらばらで、いつ時点の数字か分からない

これらは担当者の怠慢というより、ルールが決まっていないことから生まれます。逆に言えば、最低限のルールを決めれば、CRMデータは経営数字の材料として使えるようになります。

経営数字に使うための5つの最低条件

完璧なデータを目指す必要はありません。まずは次の5つを満たしているかを確認します。

条件1と2は「データが埋まっているか」、条件3と4は「データの意味がそろっているか」、条件5は「いつ時点の数字か」に関わります。以下で順番に見ていきます。

条件1・2：金額と受注予定日が埋まっている

売上見込みを出すには、少なくとも「いくらの商談か」と「いつ受注しそうか」が必要です。どちらかが空欄の商談は、月別の見込みに入れようがありません。

金額は「何の金額か」まで決める

金額欄が埋まっていても、ある人は月額、別の人は年額、また別の人は契約総額を入れていることがあります。これでは合計しても意味のある数字になりません。

金額は月額・年額・契約総額のどれで入れるかを決める
初期費用と継続費用を分けるかどうかを決める
税込か税抜かをそろえる

受注予定日は「見直す」前提で入れる

受注予定日は、入力した後に放置されやすい項目です。過ぎた日付のまま残っている商談は、見込みを実態より大きく見せてしまいます。日付が過ぎた商談を定期的に見直す運用もあわせて決めておきます。放置された商談の扱いは放置商談の棚卸しの進め方も参考になります。

条件3・4：フェーズの定義がそろい、重複がない

金額と日付が埋まっていても、それぞれの商談の「確からしさ」がばらばらだと、見込みの精度は上がりません。ここで効いてくるのがフェーズの定義です。

売上見込みは、次のような式で計算することがあります。受注確度とは、その商談が受注に至る見込みの度合いを、フェーズごとに割合で決めたものです。

この式では、商談金額の単位（月額か総額か）をすべての商談でそろえておく必要があります。月額で計算するなら見込み売上も月額、総額で計算するなら総額になります。単位が混ざったまま合計すると、見込みの意味が崩れます。

フェーズは「次に進む条件」で定義する

「提案中」というフェーズ名だけでは、担当者ごとに解釈が分かれます。「提案書を先方の決裁者に渡した」のように、次のフェーズに進む条件を行動ベースで決めておくと、判断がそろいます。詳しくは商談フェーズの定義の決め方で整理しています。

重複は見込みを水増しする

同じ商談が二重に登録されていると、見込み売上はその分だけ大きく見えます。担当者の交代時や、問い合わせ窓口が複数ある場合に起きやすい問題です。原因と見つけ方は商談データの重複が起きる原因をご覧ください。

条件5：更新の締め切りが決まっている

CRMのデータは日々変わります。経営会議で使う数字が「いつ時点のものか」が決まっていないと、資料を作るたびに数字が動いてしまいます。

決めておきたいのは次の3点です。

営業担当者がCRMを更新する締め切り日
経営数字として確定させる日（スナップショット＝その時点の状態を保存したもの、を取る日）
締め切り後に変更が出た場合の扱い

更新の締め切りを決めると、営業担当者の入力負担も見通しやすくなります。入力負担と品質の関係は営業の入力負担とデータ品質も参考になります。

条件を満たしているか確かめる方法

5つの条件は、次のような簡単な確認で点検できます。

金額・受注予定日が空欄の商談の件数を数える
受注予定日が過ぎているのに、受注・失注になっていない商談を洗い出す
同じ取引先で、似た名前の商談が並んでいないかを確認する
受注済みの商談の合計と、会計側で計上された売上を見比べる

最後の確認は特に大切です。CRM上の受注と会計上の売上が大きくずれている場合は、金額の単位や受注日の入れ方に問題があるかもしれません。ずれの原因を一つずつつぶすことで、CRMデータを経営数字として信頼できる状態に近づけます。

Cockpitで経営数字とつなぐ観点

Cockpitは、MRRやARPA、解約率といったMetricsに加え、PL・BS・CF・HRを一元管理する、スタートアップのための経営管理プラットフォームです。Salesforceの営業パイプライン、freee・マネーフォワードなどの会計データの取込に対応しています。

Series A〜B、社員10〜100名規模の急成長中のテクノロジー企業を主な対象としており、CFOが不在の会社や、経営企画が少人数の体制でも運用することができます。

ただし、どのような仕組みで数字を見る場合でも、元になるCRMデータが本記事の条件を満たしていることが前提になります。取込の前に、まず5つの条件を点検しておくことをおすすめします。

まとめ

CRMデータを経営数字に使うための最低条件は、次の5つです。

商談金額が入っている（月額・年額・総額のどれかをそろえる）
受注予定日が入っている（過ぎた日付を見直す）
フェーズの定義がそろっている（次に進む条件で決める）
同じ商談が二重に登録されていない
更新の締め切りが決まっている

すべてを一度に整える必要はありません。まずは空欄の件数を数えるところから始めてみてください。データの整え方そのものはCRMのデータクレンジングをどこから始めるかで詳しく紹介しています。

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